印刷前の最終確認｜誤字脱字をなくすためには何をすれば良い？

2024.12.22印刷

チラシやパンフレットを作成する際、売上につながるようにデザインやキャッチコピーなどを考える必要があります。

紙面の限られたスペースを利用し、適切な情報で最大限の成果を発揮するためには、文章なども工夫しなければなりません。

そのためには誤字や脱字などを徹底的になくすことが重要となりますが、人である以上どうしても発生してしまいがちです。

本記事では、印刷前の最終確認である、誤字脱字をなくすためには何をすれば良いのかについて解説します。

 

紙面に出力して確認する

誤字脱字が発生する要因のひとつとして、パソコンやスマホで打った際に行われる「予測変換」が挙げられます。

予測変換は便利な機能である一方、意図せずに誤った漢字に変換され、気付かないことがあります。

たとえば、「移動」と「異動」や、「決済者」と「決裁者」などは、よくある間違いではないでしょうか。

これらの誤字脱字をなくすための方法として、作成した書類を紙面に出力して確認することが挙げられます。

紙面出力はアナログでコストと手間がかかる確認方法ですが、多くの人が実践している方法でもあります。

信頼の損失とコストを天秤にかけたとき、前者を失う方が大きなリスクであるため、紙面に出力して確認することをおすすめします。

 

声に出して読む

紙面出力と同様に、多くの人は作成した書類を声に出して確認しています。

声に出して読むということは全文に目を通す必要があるため、誤字脱字を減らすことができるのです。

また、誤字や脱字がなくても、違和感がある文章を発見し、意味が通りやすい文章への修正も可能です。

しかし、オフィス内やデスクなど、声に出して読めない・読みにくいようなシチュエーションは多いことでしょう。

そのような場合、テキスト読み上げツールなどを利用して、イヤフォン越しに確認する方法をおすすめします。

イヤフォンを使用することで、周囲の音声を気にすることなく自分が作成した文章の誤字脱字を確認できます。

 

自分の文章を疑う

誤字脱字が多い人の傾向として、自分に対して自信があり、「自分が正しい」と思いこんでしまうことが挙げられます。

自分が作成した文章に対しても高い信頼があることから、流し読み程度でチェックを済ましてしまうのです。

誰かに確認してもらい、指摘されない限り誤字脱字が発覚しないことから、自分が作成した文章を疑うことが対策になります。

そのためには作成した直後に確認するだけではなく、1日程度時間を空けて再度確認することがおすすめです。

時間を空けることによって頭に残っていた情報が薄くなり、違和感に気付きやすくなります。

時間が短いときは、別の文章を書いたり全く違うことをしたりして頭をリフレッシュしたりすると良いでしょう。

 

ツールを活用する

近年では各社が誤字脱字を確認・発見するためのツールを提供・販売しています。

ワンクリックでチェックしてもらえるものについては、確認時間を削減できるため多くの人に好まれているものです。

ツールの場合、よくある間違いなどを登録できることから、同じミスが発生しても次回以降同様の修正ができます。

しかし、ツールで確認しても100%誤字脱字をなくせるというわけではなく、最終的には人による確認が必要になります。

そのため、誤字脱字チェックツールについては過信せず、あくまで私たちを補助するためのものと割り切りましょう。

とはいえ、ツールと人の二重チェックが行われていることから、高い完成度の書類を作成できます。

 

第三者に確認してもらう

自分で確認しても誤字脱字を発見できない場合、第三者に確認してもらうこともおすすめです。

第三者にチェックしてもらうとすぐに誤字脱字を発見してもらえるほか、第三者の視点で文章をチェックしてもらえます。

意味が通らない文章や冒頭と文末で結論が変わっているなど、執筆者では気付かないようなポイントにも気付ける可能性があります。

一方、第三者による確認の際はその人の時間を使うということであることから、依頼時には注意しましょう。

何度もミスが発生するとそのたびに確認してもらわなければならないため、多くの時間と労力を使ってもらうことになります。

あまりにも改善されない場合は確認すらしてもらえなくなるため、常に改善に関する行動が求められます。

 

そもそもの原因を防止する

誤字脱字が発生する原因はタイピングミスと誤変換であり、気付かない理由は自信と確認不足になります。

どうしてもミスに気付けないときは、フィードバックがあった箇所を辞書に登録してみると良いでしょう。

タイピング時のクセは本人が意識することで気付けるもので、いつ・どんな誤字脱字をしているのかを把握することが重要です。

特に、タイピングが早い人は同時間内に打ち込む文字数が多いことから、入力後の確認があいまいになりがちな傾向にあります。

そのため、ゆっくりと入力したのちに、先述した声を出して読むなど、工夫をすることで改善できるでしょう。

このように、一見解決ができなさそうな問題でも、仕組み化や工夫次第では解決できることもあるものです。

 

仕組みを作る

パソコンには「ユーザー辞書」という、ユーザーが登録しておくことで予測変換に現れる機能が搭載されています。

よく間違える文字を正しい文字として辞書登録しておくことで、未然に誤字脱字を防ぐことができます。

何度読んでも誤字脱字を発見できないという人でも、あらかじめ辞書登録をしておくことで根本から解決ができるでしょう。

また、〇行書いたら見直す、こまめにツールで確認するなども仕組み化に含まれます。

誤字脱字で重要なのは同じ間違いを繰り返さないことであり、結果論ではありますが次から間違えなければ良いのです。

そのためには仕組み化が重要であり、時間については誤字脱字を確認するよりも短時間で済ませることができます。

 

おわりに

本記事では、誤字脱字をなくす方法について解説しました。

誤字脱字をなくすためには紙面に出力して確認する、声に出して読む、自分の文章を疑うといったことが重要です。

同じ間違いを繰り返さないように、自分なりの工夫を凝らして実践しましょう。

 

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