チラシ印刷を依頼する際に記載する、仕様書の項目についてご説明

2022.03.31チラシ印刷

印刷業者に印刷を依頼する際には、自分がイメージしたものが仕上がるのか不安に思う方もいると思います。

イメージ通りの印刷物を印刷してもらうためには、「仕様書」を作成する必要があります。

本記事では、チラシ印刷を依頼する際に記載する、仕様書についてご説明します。

印刷業界で言うところの仕様書とは

印刷業界で言うところの仕様書とは、お客様と印刷会社間で齟齬が生まれることを防ぐために作成する書類です。

自分がイメージしたチラシを印刷してもらうために、どのような仕上がりにしてほしいか、納品形式はどうすればいいのかといったことを、抜けモレなく仕様書に記載しなければなりません。

印刷会社に伝わりやすい仕様書を作成するためには、イメージや画像を使用することをおすすめします。

イメージや画像は文章よりも印刷会社に伝わりやすいことから、認識の齟齬を防ぐために積極的に使用すると良いでしょう。

また、現物を用いて依頼をする場合でも、「現物参照」というように説明を簡素化せずに詳細を記載することで、イメージ通りのチラシに仕上げてもらうことができます。

たとえば「画像のサイズは〇cm×〇cm」「文字のフォントは〇〇で統一」といった、細かいポイントなどが挙げられます。

以前に使用した仕様書やテンプレートがあった場合、それらを参考にするのも印刷会社に伝わりやすい仕様書を作成するためのコツのひとつです。

仕様書の項目一覧

こちらでは、仕様書に記載する項目をご紹介します。

仕様書作成日

仕様書を作成した日を記載します。

作成者や印刷業者がいつ、どのような依頼があったかを振り返るために使用します。

記載日は年・月・日を明記し、年度については西暦や和暦で記載します。

件名

件名を記載することにより、「〇〇に係る冊子印刷要項」というように、何に関する印刷物の印刷を依頼したかを理解しやすくなります。

また、過去の仕様書を振り返ることで、2回目以降のお客様の依頼を対応する際に前回のものを参考にできたり、印刷会社の場合は過去の実績をもとに改善点や注意点などの提案を行ったりすることができます。

品名

ポスターやチラシ、冊子といった、印刷をしてもらう印刷物を記載します。

規格

印刷物のサイズや重量、製版方法、使用材料などを記載します。

作成数

作成数は部数単位で記載します。

印刷会社は仕様書に記載された作成数のみを作成するため、余分に必要な場合は少し多めに印刷を依頼しましょう。

校正要件

印刷会社との話し合いの上決定した構成要件を記載します。

校正要件には、通常の校正だけではなくカンプ校正などが含まれています。

こちらの項目を記載しないと、お客様が何度も校正を依頼したり、印刷会社は校正を受け付けなかったりするため、必ず記載しましょう。

納期

印刷物が依頼主や配布先に届く納期です。

印刷部数が多い場合は〇月〇日に〇部、△月△日に△部というように、分けて記載します。

納品方法

依頼主に納品する際、指定枚数ごとに束ねるのか、バラバラのまま納品するのかといった、どのような形式で納品をすればいいのかを指示する内容です。

備考

「〇部ごとに色紙を挿入すること」「発送前に連絡をすること」のように、これまでご説明した項目以外の特記事項を記載します。

おわりに

本記事では、チラシ印刷を依頼する際に作成する、仕様書についてご説明しました。

仕様書はお客様と印刷会社間の齟齬を生まないように、依頼する印刷物の要件をまとめたものです。

毎回新しい仕様書を作成すると抜けやモレが発生する可能性があるため、過去の仕様書を参考にするのも印刷会社に伝わりやすくするためのポイントのひとつです。

仕様書には作成日や規格、作成部数などを細かく書き、自分の思い通りのチラシを印刷してもらいましょう。

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