社史を冊子で印刷して企業を深く知ってもらおう

2023.10.08冊子印刷

多くの社員や従業員を抱えている企業では、これまでの歴史や他部署の事業内容を明確に理解している方は意外と少ないものです。

従業員に会社の精神や歴史などを理解してもらうために、社史と呼ばれる冊子を発行することがあります。

社史にはさまざまな情報が記載されており、記念誌として発行する企業は多くあるものです。

では、社史は具体的にどのようなもので、何を記載すれば良いのでしょうか。

本記事では、社史とはどのようなものなのかについて、記載する情報や印刷方法などについてご説明します。

 

社史とは？

社史とは、発行した企業に勤める従業員やお客様、仕入れ先などに対して配布する冊子で、自社を知ってもらうことが目的です。

創業から発行したときに至るまで、何を行ってどのような変化があったのかなど、歴史について詳しく記載されています。

これらについては自社しか知らない情報があるため、ほとんどの企業では自社が編集・デザインを行うことが多いです。

発行頻度は企業によって異なり、月単位や年単位、周年記念などのタイミングで発行される傾向にあります。

表紙や中身に施されるデザインは、労力や工数の観点から以前に作成したものを使いまわす企業が多いようです。

しかし、同じデザインだとマンネリ化や飽きられることがあるため、定期的にリニューアルする企業も多く存在します。

社史と混同されることが多い冊子のなかには、記念誌や年史といったものがあります。

下記にて、記念誌や年史とはどのようなものなのか日いてご説明します。

• 記念誌：創業〇周年など、企業における節目に作成される冊子
• 年史：企業や団体などの歴史をまとめた冊子

まとめると、社史は記念誌や年史を含むもので、同様の内容が記載されることがあります。

 

社史を発行するメリット

こちらでは、社史を発行することで得られるメリットをご紹介します。

 

会社の情報をまとめることができる

社史を作成する際、会社に関するさまざまな情報を収集し、編集して製本します。

会社で起きた事柄のなかには、文字情報ではなく各社員の記憶しか残っていないものがあります。

なかには代表や役員に聞かなければならないものもあり、一般社員では知りえない情報があるものです。

そのような情報をまとめたものが社史であり、会社に関するすべての情報がまとめられているといえます。

会社に関する情報をアウトプットすることで、会社が資産として残すべき情報や資料を選定することができます。

 

企業の意思を社員や関係者に伝える

企業にとって、経営理念や経営方針は達成するべき目標であり、これらに則って経営を行うための指標となります。

しかし、残念ながら社員のなかにはこれらを理解せず、企業が目指す方針とは異なったアクションをする方がいらっしゃいます。

特に、新入社員や一般社員の方にその傾向が見られることが多く、なかには不利益をもたらすような言動をする方がいるものです。

そのような場合、社史を通して社員に対して経営理念や経営方針を通知することで、再度認識してもらうことができます。

記憶に残してもらうことで、社員としての自覚や言動の改善が期待でき、一体感を得ることができるでしょう。

 

社内の雰囲気改善

社史のなかには、会社の歴史や経営理念といったものだけではなく、特定の従業員のインタビューが掲載されていることがあります。

「○○さんは○○が趣味なんだなぁ」「○○さん、話しかけにくいと思ったけど面白そう」といった感想を持つ可能性が考えられます。

結果、インタビューを読んだ社員がその社員に話しかけるなど、コミュ二ケーションツールとしての活躍が期待できます。

ときには食事に行ったり、新たな事業の話をしたりすることで、イノベーションが生まれることもあります。

このように、社史は過去をまとめるだけではなく、現在や将来を改善するためにも用いられます。

 

社史に記載する情報

社史に記載する情報は企業によってさまざまですが、下記のような情報を記載することが一般的です。

• 経営理念
• 提供しているサービス
• 会社概要
• 業界や社会への取り組み
• これまでの歴史
• 先人の思い
• 危機に陥ったことや乗り越え方
• 広報活動
• 関係者による寄稿文
• 現存社員のインタビュー
• 代表のあいさつ

先述の通り、社史を発行する目的は自社に関する理解を深めてもらうことで、自社内や関係者に対して配布します。

そのため、配布する方がどのような情報を知りたいのか、何を知れば満足なのかを考えておきましょう。

はじめて社史を製本する際、これから製本する際のテンプレートとなる可能性があるため、記載情報は慎重に選ぶ必要があります。

しかし、個人が考えると誤った情報や偏った情報を記載することがあり、通常業務の圧迫が考えられます。

一般的には、下記のような方が社史製作に携わります。

• 企画部
• 総務部
• 広報部

これら以外に、ベースが完成したら役員や代表に目を通してもらいます。

また、人数が不足している場合は営業部などの力を借りることもあるでしょう。

このように、社史を発行するためにはさまざまな部署の力を借りなければなりません。

 

社史の作成方法

下記にて、社史を発行するまでの流れをご紹介します。

 

1.  社史製作委員会を立ち上げる

社史の製作が決まったあとは、企画部・総務部・広報部などから数人を選出し、社史製作委員会を立ち上げます。

役職については一般社員から管理職まで、さまざまな方が参加して年齢や役職によって記載内容に偏りがないようにします。

 

2.  基本方針を固める

委員会が立ち上がったあとに決める内容として、下記の内容を固める必要があります。

• 作成の目的を明確にする
• 読者（誰に読んでほしいのか）
• 記載内容
• 予算
• おおよそのスケジュール

なかには企業側から提示されるものもあるため、それらに則って基本方針を固めます。

 

3.  印刷業者を選定する

基本方針が固まったあとは、社史の印刷を依頼する印刷業者を選びましょう。

業者に相談する際は記載内容やおおよそのスケジュールなどを伝えて、直ちに依頼をするわけではない旨を伝える必要があります。

また、印刷業者に相談することによって、クオリティを改善する方法などをアドバイスしてくれることがあるでしょう。

注意点として、業者を選定する際は1社だけではなく、複数社に相見積もりを取ることが挙げられます。

相見積もりを取ることで、企業間でのサービスや価格の違いなどを比較することができ、お得に社史を発行することが可能です。

 

4.  情報収集

印刷業者を選定し、記載内容やおおよそのスケジュールを打ち合わせたあとはさまざまな媒体から情報を収集します。

以前に発行された社史を拝見したり、代表や役員などからヒアリングを行ったりすることで、情報を集めましょう。

複数の情報が集まったあとは、どのように記載するのか、記載する順番はどうするのかなどを決めて整理します。

 

5.  原稿の作成

社史にはさまざまな文字情報が記載されており、ヒアリング内容などを読みやすいように文章化するための原稿を作成します。

また、年表はExcelやスプレッドシートといった表計算ツールを使用すると、スッキリとまとめられるのでおすすめです。

 

6.  レイアウト

作成した原稿や、撮影した写真などを用いて実際のイメージに近づけるためにレイアウトを考えて実装します。

写真については従業員のものを使う場合でも、必ず使用許可を得てから使うようにしましょう。

 

7.  校正

一通り作成した冊子を、社史製作委員会の会員だけではなく、その他の関係者にも確認してもらいましょう。

誤字や脱字がないか、記載している情報は正しいかなど、さまざまな観点から確認しなければなりません。

 

8.  発行、完成

構成内容に問題がなかった場合、先述した印刷業者に製本を依頼します。

手元に届いた社史は、インクのにじみがないかなどとあわせて確認しておくと安心です。

このように、社史を発行するまでにはさまざまな作業が発生することがお分かりいただけたと思います。

場合によっては長期にわたる作業もあるため、早めの行動を心がけておくことが重要です。

 

おわりに

本記事では、社史とはどのようなものなのかについて、記載する情報や印刷方法などについてご説明しました。

社史は会社の歴史や事業内容などを記載したもので、従業員や社内外の関係者に配布するものです。

社史を発行することによって、下記のようなメリットを得ることができます。

• 会社の情報をまとめることができる
• 企業の意思を社員や関係者に伝える
• 社内の雰囲気改善

記載する情報は経営理念や提供しているサービス、会社概要などですが、読者が何を求めているのかを考えることが重要です。

冊子づくりには多くの労力が求められるため、関係者と助け合いながら作成しましょう。

 

タグ : 印刷 社史